Положення про відділ документального супроводження навчального процесу

Основні завдання:

1. Проведення звірки даних протоколів Екзаменаційних комісій (ЕК) з даними замовлень на дипломи. Проведення консультацій секретарів Екзаменаційних комісій з питань оформлення протоколів Екзаменаційних комісій. Проведення перевірки (звірки) списків допущених студентів до захисту кваліфікаційних (бакалаврських/магістерських) робіт.

2. Формування звітності:

• оформлення випускних документів – вчасне забезпечення дирекцій навчально-наукових інститутів/деканатів факультетів необхідною кількістю бланків дипломів,додатків, сертифікатів, стрічок, закльопок, наліпок та забезпечення документального супроводження руху матеріальних цінностей по балансу Університету;
• узгодження і формування графіків вручень дипломів, розміщення їх на сайті Університету;
• формування замовлень на виготовлення бланків дипломів, бланків додатків до дипломів, академічних довідок та забезпечення своєчасної подачі до друку, формування звітності, видачі під звіт в навчально-наукові інститути/деканати факультетів;
• формування замовлень на виготовлення свідоцтв (робота з центром суспільних зв’язків. Замовлення бланків свідоцтв для вручення бакалаврам, які закінчили навчання за сертифікованими програмами підготовки фахівців;
• формування звітності щодо виготовлення свідоцтв (робота з Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку), які отримують бакалаври по закінченню навчання за сертифікованими програмами підготовки фахівців.

3. Спільно з дирекціями навчально-наукових інститутів/деканатами факультетів оформлення та видача дублікатів дипломів та додатків до них (анулювання номерів втрачених дипломів в базі ЄДЕБО, контроль оплати за бланки дублікатів, формування наказів). Здійснення документального оформлення дублікатів дипломів випускникам Університету з дозволу ректора, згідно з результатами перевірки архівних даних. Формування особових справ та передача їх в архів.

4. Перевірка оформлення журналів обліку і видачі дипломів випускникам, ведення перевірки оформлення додатків до дипломів.

5. Взаємодія з перекладачами для забезпечення коректного перекладу відомостей, які відображаються в дипломах та додатках (назви кваліфікацій, ступенів вищої освіти, напрямків підготовки, назв освітніх програм, назв закладів вищої освіти, тем кваліфікаційних (бакалаврських/магістерських) робіт тощо).

6. Формування шаблонів дипломів та додатків до них згідно з державним зразком.

7. Організація проведення консультацій з питань переведень, поновлення відрахованих осіб та паралельного навчання в інших закладів вищої освіти в період припинення роботи приймальної комісії.

8. Здійснення документального оформлення переведення та поновлення здобувачів з інших закладів вищої освіти.

Функції:

1. Моніторинг змін нормативно-правової бази стосовно наповнення та змісту шаблонів дипломів та додатків до них; свідоцтв про підготовку фахівців з питань фондового ринку. Своєчасне внесення пропозицій для розробки шаблонів.

2. Надання інформаційно-консультативної та методичної допомоги в оформленні протоколів ЕК:

• підготовка зразків протоколів ЕК та проведення інструктажів секретарів ЕК;
• звірка протоколів ЕК відповідно до замовлень;
• здійснення контролю за своєчасним та правильним поданням відомостей щодо випускників;
• видача бланків дипломів, додатків до дипломів, академічних довідок та необхідної фурнітури (закльопки, стрічки), друк наліпокматеріально-відповідальним особам;
• замовлення та підписання актів про видачу документів;
• контроль за використаними бланками (підписання відповідного акту);
• поточна заміна зіпсованих бланків, з подальшою їх заміною і списанням.

3. Робота з дублікатами документів про вищу освіту:

•  прийом документів;
• формування наказів;
• підготовка даних випускника для створення замовлення в ЄДБО (робота з архівними документами);
• формування замовлення для дирекцій навчально-наукових інститутів / деканатів факультетів;
• формування та друк дублікатів дипломів;
•  видача та облік дублікатів документів про вищу освіту;
• формування доповнень до особових справ випускників та передача їх в архів;
•  співпраця зі студентським відділом кадрів (по здобувачам, які закінчили Університет менше ніж три роки тому).

4. Замовлення, облік та видача бланків документів про вищу освіту (дипломів, додатків, академічних довідок). Оформлення звітної документації.

5. супроводження підготовки та оформлення документів про вищу освіту:

• звірка відомостей з вихідними даними для внесення в шаблони документів, забезпечення перекладу англійською мовою;
• формування шаблонів дипломів та додатків до дипломів за формами навчання, спеціальностями (спеціалізаціями), освітньо-професійними програмами (в т.ч. за скороченими термінами навчання).

6. Звірка та підписання наказів про завершення навчання.

7. Ведення єдиного реєстру облікових записів в журналах видачі дипломів (реєстраційні номери для додатків).

8. Збір, зберігання та подальша видача вчасно не одержаних документів про вищу освіту.

9. Поновлення, переведення здобувачів з інших закладів вищої освіти:

•  прийом заяви і необхідних документів;
• формування первинного пакету документів;
•  формування наказу про допуск до ліквідації  академічної різниці/ заборгованості;
• робота зі здобувачами (надсилання запитів про допуск до здачі академічної різниці/ заборгованості або відмову в поновленні/переведенні);
• робота з закладами вищої освіти (надсилання запитів на передачу особових справ здобувачів);
• робота з канцелярією по прийому/відправці поштових переказів документів;
• формування наказу про поновлення у складі здобувачів/ переведення;
• формування пакету документів для дирекцій навчально-наукових інститутів / деканатів факультетів;
• формування особових справ для передачі до студентського відділу кадрів (відповідно до встановлених норм);
• формування актів прийому-передачі.

10. Здійснення координації та контролю дій структурних підрозділів Університету в питаннях внесення даних до Єдиної державної електронної бази з питань освіти.

11. Забезпечення ведення основних модулів ЄДЕБО («Заклад освіти», «Електронне ліцензування», «Вступна кампанія», «Здобувачі освіти», «Замовлення документів», «Фізичні особи», «Адміністрування», «Звернення») та надання консультацій і роз’яснень користувачам ЄДЕБО з питань роботи із зазначеними модулями бази даних.

12. Забезпечення внесення до ЄДЕБО наказів (зарахування, поновлення, відрахування, переведення, закінчення навчання, тощо) про рух контингенту здобувачів вищої освіти, підтримання даних в актуальному стані.

13. Забезпечення організації замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка.

14. Забезпечення координації робіт з організації замовлення, видачі та обліку студентських квитків, моніторинг якості та процесу їх виготовлення.

15. Підготовка анкет та наказів для надання працівникам Університету параметрів доступу до ЄДЕБО (персональних поштових скриньок і персональних паролів) за різними типами підключення:

• користувач з сертифікатом (підключення через систему «Клієнт-криптозахист»);
•  користувач без сертифікату (підключення через шлюз);
•  користувач без сертифікату (підключення через шлюз SOAP).

16. Контроль правильності використання персональних паролів користувачами веб-сервісу ЄДЕБО – клієнт закладу вищої освіти, при необхідності, вносити зміни чи блокувати користувачів.

17. Здійснення взаємодії підрозділів з метою забезпечення підготовки та подання до ЄДЕБО об’єктивних і достовірних даних.

18. Підготовка розпоряджень з питань вдосконалення роботи з ЄДЕБО та своєчасне доведення їх до відома структурних підрозділів Університету.

Додаткові Положення:

• Положення про порядок переведення здобувачів та поновлення відрахованих осіб у Київському національному економічному університеті імені Вадима Гетьмана
• Положення про порядок замовлення, виготовлення, видачі, обліку документів про вищу освіту та додатків до дипломів європейського зразка в Київському національному економічному університеті імені Вадима Гетьмана (нова редакція)
• Положення про екзаменаційну комісію з атестації здобувачів вищої освіти в Київському національному економічному університеті імені Вадима Гетьмана
• Форми протоколів для секретарів
• Приклади протоколів ЕК для секретарів