Київський національний економічний університет імені Вадима Гетьмана

Правила оформлення посилань на архівні документи

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ПОСИЛАНЬ НА АРХІВНІ ДОКУМЕНТИ У ДИСЕРТАЦІЯХ.

     Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознав­ства (УНДІАСД) розробив правила оформлення посилань на архівні документи. Ці правила рекомендовані здобувачам наукових ступенів доктора і кандидата наук для вико­ристання при підготовці дисертацій.

І. Архівні документи з паперовими носіями

У Списку джерел дисертації наводять такі відомості про кожний архів, документи якого досліджено здобувачем наукового ступеня:
•назва архіву (повністю)
•номер і назва фонду (повністю), крайні дати (зі скороченням: фонд - ф.)
•номер опису (зі скороченням: опис-оп.)
•номер, назва справи (повністю), крайні дати (зі скороченням: справа - cnp.)
•загальна кількість аркушів сnрави (зі скороченням: аркуш - арк.)
                  Відомості про справу і загальну кількість аркушів справи розділяють комою.
 
                  Наприклад:

                  У Списку джерел

Центральний державний історичний архів України, м. Київ
Ф. 1235 Грушевські - історики та філологи. 1830-1958 рр.
оп. 1
Спр. 1055. Протоколи засідання комісій по утворенню Української національної бібліоте­ки. Чернетки, 1918 р., 4 арк.
 
Державний архів Львівської області
Ф. 297 Товариство "Академічне братство" у Львові.1880-1922 рр. 
оп. 1
Спр. 4. Матеріали (звіти, листування та ін.) про діяльність Товариства за 1881-1896 рр., 153 арк.
 
У тексті дисертації у квадратних дужках зазначають номер джерела за Списком іаркуші справи на які посилається автор.
 
Наприклад:
 
[17арк. 3] або [25,  арк. 5-7]
 
При розміщенні тексту архівного документа на зворотному боці аркуша в посиланні за­значають слово «зворот» у скороченій формі «зв».
 
Наприклад:
 
[17, арк. 3-5 зв.  ]
 
При використанні інформації документів, що знаходяться в архівних установах Національної академії наук України, міністерств та відомств, вищих навчальних закладів, бібліотек, музеїв, громадських  організацій, недержавних архівах, в т.ч. приватних, посилання оформлюються зrідно з системою обліку документів даної установи.
 
У Списку джерел
 
Наприклад:
 
Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського
Ф.Х. Всеукраїнська Академія Наук
Спр. 1686. Діяльність історичної секції при ВУАН та зв'язаних з нею історичних установ Академії в 1929-1930 рр., ЗО арк.
 
Науковий архів Інституту історії України НАН України
Оп. З. Науково-дослідна кафедра історії України
Cnp. 170, № 1, План праці НДКІУ на 1924 р., 5 арк.
 
Науковий архів Білоцерківського краєзнавчого музею
БКМ НА-272. Списки громадян м. Біла Церква, які в роки Великої Вітчизняної війни були примусово вивезені до Німеччини і які нині проживають у місті (Відомості станом на 1993 рік, зі­брані Білоцерківським міськсоцзабезом), 9 арк.
 
У тексті дисертації
 
Наприклад:
 
[114, арк. 6-6 зв.], [312, арк. 2], [16, арк. 7]
 
II.  Науково-технічні документи Центрального державного науково-технічного архі­ву України (ЦДНТА)
 
Особливості складу документів ЦДНТА України, специфіка організації фондів архіву та ведення їх обліку визначають оформлення посилань на архівні документи в дисертаціях.
При посиланні на документи ЦДНТА України в Списку джерел дисертації подаються такі відомості:
назва архіву (повністю)
номер і назва фонду (повністю), крайні дати (зі скороченням: фонд - ф.)
номер опису (зі скороченням: опис - оп.)
номер групи та комплексу
назва комплексу (повністю)
номер одиниці зберігання (зі скороченням: одиниця зберігання - од. зб.)
кількість аркушів одиниці зберігання (зі скороченням: аркуш - арк.)
 
Наприклад:
 
У Списку джерел
 
Центральний державний науково-технічний архів України
Ф. Р-72 Державний проектний інститут по плануванню та забудові міст «Харківпроект» Держбуду УРСР, м. Харків. 1966-1981 рр.
оп. 2
Комплекс 1-272. Закритий плавальний басейн на стадіоні «Спартак» в м. Харкові, од. зб. 1, 10 арк.
 
У тексті дисертації в квадратних дужках зазначають номер джерела за Списком і аркуші одиниці зберігання, на які посилається автор.
 
Наприклад:
 
[25, арк. 1]
 
ІІІ. Аудіовізуальні документи Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г. С. Пшеничного та центральних, місцевих, галузевих державних архівів.
 
Враховуючи, що в архівній практиці склалася нефондова організація аудіовізуальних документів, а також те, що поняття «аудіовізуальні документи» є збірним для його видів - кіно­документів, відеодокументів, фотодокументів, фонодокументів, при оформленні посилань слід посилатися на конкретний вид документів з дотриманням загальноприйнятої системи посилань у Центральному державному кінофотофоноархіві України імені Г. С. Пшеничного.
При посиланні на документи ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного в Списку джерел дисертації подають:
назву архіву (повністю)
шифр конкретного документа
назву документа або його зміст (повністю)
дату
 
Для кіно- і відеодокументів - зазначають одиниці обліку (зі скороченням од. обл.).
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
од. зб. 134, кіножурнал «Радянська Україна», 1968 р.
 
Для фотодокументів - фотонегативів - зазначають розмір негатива (0, 2, 3, 4, 5) і оди­ницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
од. обл. 0-56942 Члени делегації УРСР на першій сесії Генеральної Асамблеї ООН. Спра­ва наліво: Д. Мануїльський, М. Бажан, В. Тарасенко, М. Петровський, 1946 р.
од. обл. 2-154298 Жалобний хід в м. Подєбради (Чехословаччина) у зв'язку зі смертю С. Петлюри. 27 травня 1926 р.
 
Для фотодокументів - фотопозитивівзазначають велику  літеру П  (що означає позитив) і одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
П-8061 Учні школи під час занять з ліквідації неграмотності в с. Юр'ївка Дніпропетровської області, 1934 р.
 
Для фотодокумента - фотоальбома - зазначають велику літеру А (що означає альбом) і одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
А-7 Альбом філії «Просвіти» в Жовкві, 1935-1936 рр.
 
Для конкретного фотознімка в альбомі - зазначають велику літеру А (що означає альбом), його одиницю обліку через дефіс, далі проставляють велику літеру П (що означає позитив) і його одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
А-78, П-66 Перший ескадрон 9-гогусарського Київського полку, до 1915 р.
 
Для фонодокументів - грамплатівок - зазначають велику літеру Г (що означає грамп­латівка), одиницю її зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
Г-3768, од. обл. 12551 Дума про землю, пісня, 1986 р.
 
Для фонодокументів - магнітних записів - зазначають велику літеру М (що означає магнітний запис), одиницю її зберіrання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного
М-7978, од. обл. 19550 Репортаж про зустріч кубинської делегації на Київському вокзалі, 1964 р.
 
Для фонодокументів - аудіокасет - зазначають дві великі літери АК (що означає ауді­окасета), її одиницю зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.
 
Наприклад:
 
Центральний державний кінофотофоноархІв України імені Г. С. Пшеничного
АК-33, од. обл. 103 Святодержавності. Зустріч, присвячена 60-річчю прийняття IV Уні­версалу Центральної Ради, 1978 р.
 
У тексті дисертації в квадратних дужках зазначають номер джерела за Списком.
 
Наприклад:
 
[46], [55], [76], [61]
 
IV. Документи зарубіжних архівів
 
Посилання на документи зарубіжних архівів подають мовою певної країни згідно прийня­тою в даній країні та архіві системою описування та посилань.
 
У Списку джерел
 
Наприклад:
 
Государственный архив Российской Федерации
Ф. Р-7008 Украинская библиотека им. С. Петлюры в Париже. 1922-1940.
oп. 1.
Д. 65. Каталог книг по истории Украины и другим вопросам на украинском языке, 1908-1940, 80 л.
 
Archiwum panstwowe w Lublinie
Zespol 95. Chelmski konsystorz Greckokatolicki. 1596-1875.
Sygn. 125. Wizyta Generalna dekanatu Ratenskiego w roku 1793, 1793 r., 57 k.
 
У тексті дисертації
 
Наприклад:
 
[18л5], [34, к.  7]
 
 
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ПОСИЛАНЬ НА АРХІВНІ ДОКУМЕНТИ У ПРИКНИЖКОВИХ, ПРИКІНЦЕВИХ, ПРИСТАТЕЙНИХ СПИСКАХ ДЖЕРЕЛ
(У МОНОГРАФІЇ, НАВЧАЛЬНОМУ ПОСІБНИКУ, СТАТТІ ТОЩО)
 

У прикнижкових, прикінцевих, пристатейних посиланнях на архівні документи припершо­му посиланні назва архіву подається повністю, в дужках -загальноприйняте скорочення. При по­вторному згадуванні застосовують скорочену форму назви архіву (див. Додаток). При повторних посиланнях на ті ж архів, фонд, справу зазначають - Там само.

Наприклад:
 
1. Центральний державний історичний архів України, м. Львів (ЦДІАЛ України), ф. 129, оп. 2, cпp. 1144, арк. 4.
2. ЦЦІАЛ України, ф. 309, оп. 1, спр. 346, арк. 5--10.
З. Там само, арк. 5.
4. Там само.
 
І. Архівні документи з паперовими носіями
 
Посилання на архівні документи у прикнижкових, прикінцевих, пристатейних списках дже­рел (у монографії, навчальному  посібнику, статті тощо) може бути оформлено двома способами:
 
1. Перший спосіб. У разі посилання на архівні документи певної справи у Списку джерел робиться посилання на всю справу із зазначенням загальної кількості аркушів справи (все у скороченій формі).
 
Посилання містить:
•назву архіву (скорочено),
•номер фонду - ф.,
•номер опису - оп.,
•номер справи - спр.,
•загальну кількість аркушів - арк.
Усі складові посилання розділяють комами.
 
У тексті роботи (монографія, навчальний посібник, стаття тощо) у квадратних дужках зазначають порядковий номер джерела у списку та аркуші справи, на яких наявна використана інформація архівного документа.
 
Наприклад:
 
У Списку
9. ЦЦАВО Укратни, ф. 166, оп. 5, cпp. 439, 14 арк.
12. Держархів м. Києва, ф. 16, оп. 465, спр. 434, 35 арк.
 
У тексті
[9, арк. 10-12], [12, арк. 14] або [9, арк. 7-7 зв.]
 
2. Другий спосіб. Особливість його полягає в тому, що в посиланні на архівне джерело, крім назви архіву, номерів фонду, опису та справи (все у скороченій формі) вказують тільки ті аркуші, на яких наявна використана інформація архівного документа.
 
Налриклад:
 
У Списку
15. ЦЦІАК УкраІни, ф. 128, оп. 1, спр. 38, арк. 10.
25. ЦЦІАЛ України, ф. 371, оп. 1, спр. 116, арк. 6-6 зв.
27. Держархів м. Києва, ф.16, оп. 465, спр. 434, арк. 6.
 
У тексті роботи в квадратних дужках зазначають порядковий номер джерела у Списку.
 
Наприклад:
 
[15], [25], [27]
 
Як уже зазначалось, посилання на архівні документи архівних установ НАН України, міністерств та відомств, вищих навчальних закладів, бібліотек, музеїв, громадських організацій, недержавних архівів, в т.ч. приватних, оформлюються згідно з системою обліку документів даної установи.
 
Перший спосіб
 
У Списку
114. ІР НБУВ, ф. Х, спр. 1686, 30 арк.
 
У тексті
[114, арк. 6-6 зв.]
 
Другий спосіб
 
У Списку
114. ІР НБУВ, ф. Х, спр. 1686, 15-16 арк.
 
У тексті
[114]
 
II. Науково-технічні документи Центрального державного науково-технічного архі­ву України
 
Специфіка організації фондів та ведення їх обліку позначається на оформленні посилань для першого та другого способів.
 
Перший спосіб
 
У Списку
9. ЦДНТА України, ф. Р-72, оп. 2, к. 1-272, од. зб. 1, 10 арк.
 
У тексті
[9, арк. 2] або [9, арк. 2-2 зв.]
 
Другий спосіб
 
У Списку
9. ЦЦНТА України, ф. Р-72, оп. 2, к. 1-272, од. зб. 1, арк. 2
 
У тексті
[9]
 
ІІІ. Аудіовізуальні документи ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного та центральних, місцевих, галузевих державних архівів у прикнижкових, прикінцевих, пристатейних списках джерел (у монографії, навчальному посібнику, статті тощо)
 
Враховуючи, що в архівній практиці склалася нефондова організація аудіовізуальних документів, а також те, що поняття "аудіовізуальні документи" є збірним для його видів - кінодокументів, відеодокументів, фотодокументів, фонодокументів, при оформленні посилань слід посилатися на конкретний вид документів з дотриманням загальноприйнятої системи посилань у Центральному державному кінофотофоноархіві України імені Г. С. Пшеничного.
Обов'язковими елементами опису посилань на аудіовізуальні документиє:
1. Назва архіву (скорочена).
2. Шифр конкретного документа (зі скороченнями).
Ці елементи друкуються в описі послідовно через кому. Вимоги до кожного з елементів опису є такими:
 
Назву архіву подають скорочено - ЦДКФФА  України імені Г. С. Пшеничного
 
Шифр конкретного документа:
 
Для кіно- і відеодокументів - зазначаються одиниці обліку.
 
Наприклад:
 
28. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 134.
 
Для фотодокументів - фотонегативів - зазначають розмір негатива (0, 2, 3, 4, 5) і одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
11. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 0-56942.
12. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 2-154298.
13. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 3-30.
14. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 4-1740.
 
Для фотодокументів - фотопозитивів - зазначають велику пітеру П (що означає позитив) і одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
41. ЦQКФФА України імені Г. С. Пшеничного, П-8061.
 
Для  фотодокумента - фотоальбома   зазначають велику  літеру  А  (що означає, альбом) і одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
70. ЦQКФФА України імені Г.  С. Пшеничного,  А-14.
 
Для конкретного фотознімка в альбомі -  зазначають велику літеру А (що означає аль­бом), його одиницю обліку через дефіс, далі проставляють велику літеру П (що означає позитив) і його одиницю обліку через дефіс.
 
Наприклад:
 
71. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничноrо, А-14, П-7.
 
Для фонодокументів - грамплатівок - зазначають велику літеру Г (що означає грамплатівка), одиницю її зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.
 
Наприклад:
 
12. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, Г-3768, од. обл. 12551.
 
Для фонодокументів - магнітних записів - зазначають велику літеру М (що означає магнітний запис), одиницю її зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.
 
Наприклад:
 
14. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, М-7978, од. обл. 19550.
 

Для фонодокументів - аудіокасет - зазначають дві великих літери АК (що означає аудіокасета), її одиницю зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.

Наприклад:
 
25. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, АК-33, од. обл. 103.
 
IV.  Посилання на документи зарубіжних країн
 
Посилання на архівні документи зархівів зарубіжних країн подають мовою певної країни згідно з прийнятою в даній країні та архіві системою описування та посилань( все зі скорочен­нями).
 
У Списку
 
Наприклад:
 
10. РГИА, ф. 796, оп. 79, д. 813, л. 4-5.
11. АР w Lubliпie, zespol 95, sygn. 125, k. 6-7.

Бюлетень ВАК України. – 2010. – № 3. – С. 17 – 20.

 
 
 

 

Остання редакція: 23.09.16